¿CÓMO OPTIMIZAR EL TIEMPO DE TRABAJO EN TU CLÍNICA DENTAL?

Algo que he escuchado con frecuencia durante toda mi trayectoria en el sector dental de boca de los profesionales, y que ahora se ha convertido en una cuestión recurrente en la consultoría dental al demandar mi ayuda, es que trabajan demasiadas horas, más de las que realmente serían necesarias, por no optimizar bien el tiempo de trabajo en sus clínicas dentales.  

Eso genera una rutina de retrasos que se traduce en saber a qué hora se entra en la consulta, pero nunca a qué hora se sale, o simplemente en una merma en el tiempo personal.

El tiempo es un bien escaso y muy preciado, por eso hay que optimizarlo.

Si en tu consulta, para atender adecuadamente a los pacientes hay tal sobresaturación de trabajo que te hace salir tarde, que no te deja tiempo, capacidad y ganas, para afrontar otras tareas, ya sean laborales o personales, deberás replantearte cómo optimizas el tiempo de trabajo en tu clínica dental.

Lo primero es entender por qué es  necesario optimizar el tiempo de trabajo, y  hay dos razones fundamentales:

– Los pacientes.  Su tiempo es tan importante como el nuestro, y no hay que hacerles esperar más de lo necesario.

– El equipo. Todos y cada uno de los miembros del equipo deben trabajar sin agobios y finalizar su jornada laboral a la hora establecida.

Así que, te animo a repasar conmigo los tres pilares en los que debe sustentarse la optimización del tiempo de trabajo de tu Clínica Dental.

3 Pilares para optimizar el tiempo en tu consulta odontológica.

1. Priorizar.

¿Qué es lo prioritario en una clínica dental? Aunque la respuesta puede parecer bastante obvia, muchas veces dejamos que aspectos ajenos a la consulta, afecten a nuestra prioridad principal.

En tu clínica dental el elemento prioritario son los pacientes. Sin pacientes no hay trabajo, no se generan ingresos. Nada hay más importante que ellos y en torno a ellos tendrá que girar nuestro tiempo de consulta.

Y aunque, repito, es algo obvio, muchas veces esta prioridad principal puede verse relegada.

Los tiempos interminables en la sala de espera, son cien por cien desaconsejables. Por eso es vital evitar, en la medida de los posible, elementos externos que puedan ralentizar de una forma u otra la rutina de trabajo.

Por ejemplo, es imposible que temas personales no incidan de alguna manera en tu jornada de trabajo, aunque sea de forma puntual. Los niños, un problema en casa, enfermedades, etc. Tan malo es llevarse el trabajo a casa como la casa al trabajo.  

A veces, no son cuestiones personales, sino que están relacionadas con la dinámica de la consulta, como pueden ser averías, bajas del personal, etc.

Este tipo de problemas pueden generar situaciones de estrés y que afectarán de una manera u otra a nuestra prioridad principal: el paciente.

Aquí te expongo algunos ejemplos de problemas que pueden surgir y que generarán retrasos en la consulta, con algunas recomendaciones, teniendo en cuenta que quien mejor conoce a tus pacientes eres tú, por lo que, antes de tomar una decisión, sopesa bien los pros y los contras.

• Problemas ajenos a la clínica.

No dejes que temas personales mermen la dinámica de trabajo. Si vas a estar en tu Clínica Dental contestando llamadas y revisando mensajes insistentemente porque el problema requiere toda tu atención, tal vez no sería descabellado plantear un cambio en la agenda.

Ese tipo de situaciones no sólo generan estrés y descontrol, además provocan retrasos en la consulta e incomodidad al paciente.

Si el problema es realmente importante y tus pacientes no sufren de forma generalizada cambios en las citas sin ningún motivo y explicación, sino que están acostumbrados a una dinámica organizada y seria del trabajo, modificar la agenda puede resultar mejor opción a que se vayan de la consulta con la sensación de que no se le ha atendido como es debido tras una larga espera.

Pero si no es tan grave como para hacer un cambio de agenda, pero no puedes desconectar, evita transmitir ansiedad y mostrar signos de preocupación.

Alguien de tu personal puede estar pendiente de ese problema por ti, para que trabajes con la tranquilidad de que, si algo sucede, te enterarás inmediatamente y a partir de ahí actuarás en consecuencia.

• Averías o roturas.

Las averías ocurren cuando menos te lo esperas. Esto es así y todo el mundo sufrimos este tipo de imprevistos. Te recomiendo tranquilidad y buscar soluciones. Si algo deja de funcionar, lo prioritario es que se arregle cuanto antes.

Que alguien de tu equipo se ponga a ello. Si la dinámica de la consulta se va a ver afectada, hablar con los pacientes de forma franca aportando soluciones es lo que mejor puedes hacer.

• Bajas médicas.

Un día te levantas y tienes 39 de fiebre. Ni puedes ni debes pasar consulta. Recuerda, todo el mundo puede ponerse enfermo, todos somos humanos.

Sea como fuere, cualquier cosa que ocurra y afecte a la dinámica de tu clínica dental, afectará en mayor o menor medida a tus pacientes, por lo que hay que buscar la solución óptima, siempre pensando en lo mejor para ellos.

Y, aunque no lo creas, dando las explicaciones oportunas, correctas y honestas ante un problema, los pacientes suelen responder de forma favorable.

Por supuesto, si la resolución del problema pasa por un cambio de agenda, inmediatamente después de anular esa cita habrá que dar a cada paciente una nueva, siendo flexible y adaptándote a sus necesidades.

Si la solución requiere tener que abrir un día en el que generalmente descansas o ampliar las horas de la consulta en alguna jornada para dar servicio a quienes se han visto afectados por el problema, con el sobreesfuerzo que vas a realizar, ellos mismo comprenderán que el cambio no ha sido por una nimiedad, valorarán tu capacidad de resolutiva y quedarán satisfechos.

2. Organizar.

Obviamente, la organización de tu Clínica Dental debe estar orientada a crear una dinámica y ambiente de trabajo que garantice la satisfacción del paciente.

Establecer protocolos en la organización  será de gran ayuda.

– Agenda:

• Seguir un esquema a la hora de agendar citas en función del tipo y tiempo que requieran.
• Organizar y coordinar las distintas especialidades.
• Con margen de actuación para las urgencias, para evitar los indeseables tiempos de espera.
• Atender en la medida de lo posible a las necesidades de horarios y desplazamientos de tus pacientes.
• Dar a cada tratamiento su tiempo correcto de ejecución, pudiendo contar con algunos minutos de conversación que favorecerán que el paciente se sienta cómodo y aumente su confianza.

Estos son sólo algunos aspectos a tener en cuenta para una organización adecuada de la agenda de trabajo.

Pero organizar de forma correcta, siendo de vital importancia, es algo en lo que, por parecer sencillo, se puede fallar.

Es crucial que la persona que organice la agenda tenga información precisa de los tratamientos que se le van a realizar al paciente, su orden y dificultad. La comunicación es vital.

Por ejemplo, daremos por sentado que, si no recibimos información extra, la planificación será la habitual de cada tratamiento, pero si el especialista cree que puede haber cierta complicación, esa información debe ser trasladada a la persona encargada de agendar las citas para que lo tenga en cuenta.

– Documentación.

El protocolo de qué documentación y consentimientos entregar, en qué momento y quien debe firmarlos debe estar claro para que la consulta quede cubierta.

Cuando en la Clínica Dental no se entregan de forma reglada los consentimientos suele ser por falta de tiempo, porque no se le da a estos documentos la importancia que tienen, o por ambas cosas.

La consecuencia es que tan sólo algunos pacientes los cumplimentan.

Consejo: no dejes que esto pase en tu clínica odontológica. Sí son importantes y tu personal debe estar concienciado.

-Logística.

Para una dinámica de trabajo  fluida es ideal establecer protocolos de retirada, desinfección y reposición de materiales en gabinete.

Quedarse sin material preparado para trabajar en plena consulta no suele pasar porque en las clínicas dentales debe haber material suficiente para cubrir una jornada de trabajo. Sin embargo, hay que tenerlo controlado. Establecer un protocolo para que nunca ocurra ante cualquier imprevisto, es bueno. 

3. Delegar.

En tu Clínica Dental, tú eres la persona responsable de todo lo que allí ocurra, sin embargo, eso no implica que lo tengas que hacer todo y que todo haya de hacerse bajo tu estrecha supervisión.

¿Quiero decir con esto que te desentiendas? No, pero confiar en tu equipo y sus capacidades, te hará centrarte en lo que sólo tú sabes y puedes hacer.

Por eso es importante contar con personal bien entrenado, en quien poder delegar sin necesitar una supervisión constante por tu parte.

Si generas con tu equipo una buena dinámica de trabajo, distribuyendo adecuadamente las distintas funciones y creando una relación de confianza, delegar te será mucho más sencillo y reducirás esa sensación de estrés por querer estar en todo y no poder.

Te aseguro que conseguirás un ambiente de trabajo dinámico y sin embargo relajado, que será percibido por el paciente y será muy positivo para tu Clínica Dental.

Además, delegar fomenta el espíritu de equipo.  Esa sensación de que si no lo haces tú, nadie lo hará bien sólo genera cansancio y frustración.

Pero ten presente algo importante. No puedes delegar una función si no enseñas de forma concreta en qué consiste la misma y cómo debe realizarse. No des por hecho que las cosas son obvias. Delegar pasa por enseñar primero y confiar después.

Optimizar el tiempo de trabajo de tu clínica dental, se de primera mano que no es sencillo. El día a día de una consulta odontológica es difícil y hay infinidad de situaciones que pueden torcerse y escapar a tu control. Una correcta organización junto con un equipo humano bien entrenado, son la clave para generar una buena dinámica de trabajo en tu clínica dental.

Si necesitas orientación, no dudes en contactar conmigo. 

Y recuerda, Tu Clínica Habla de ti, así que te animo a cuidar cada detalle.

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Marga García Paje

Tu Coach Dental