Conseguirás optimizar el tiempo, aumentar la productividad y generar más ingresos.

Ayudarte a mejorar la gestión de tu clínica y fomentar su desarrollo es lo que hago como Coach Dental, y quiero enseñarte cómo.

No existe una fórmula mágica ni receta genérica. 

Las claves de Tu Coach Dental son trabajo y método.

Así que, si buscas una guía rápida que no necesite de esfuerzo, trabajo e implicación, no sigas leyendo. Con más de 25 años en el sector dental, no seré yo quien te venda la idea de haberla conseguido, por lo que no la busques aquí.

Debe quedarte claro que, aunque el grueso de ese trabajo recae sobre mis hombros, tienes que implicarte. 

El resultado será muy satisfactorio porque, además de ayudarte a afrontar tu estado actual aprenderás a encauzar situaciones futuras y podrás acometer cada nuevo reto que se te plantee.

Lo que pretendo con este artículo es que mi metodología te sirva para empezar a orientar tus esfuerzos en el proceso de desarrollo y crecimiento de tu clínica, además de que entiendas cómo realizo mi trabajo como coach dental.

 El coaching dental no son sólo palabras.

Se tiene la percepción de que un coach consigue resultados solo con el poder de sus palabras, animando y motivando a quienes escuchan a que busquen donde radican sus problemas y encuentren las soluciones desde su interior, pero el coaching dental es mucho más, al menos para mí.

Estoy segura de que tú no buscas solo palabras, sino respuestas concretas a problemas concretos que sabes que existen en tu clínica, aunque no tengas muy bien identificados cuáles son.

 Se necesita una estrategia realista que aporte soluciones y para conseguirlo yo aplico una metodología de trabajo que he desarrollado desde mi experiencia en este sector.

Los 4 pilares de mi método como coach dental: 

•       Objetivos
•       Investigación.
•       Análisis.
•       Soluciones.

1. Objetivos. 

Para poder centrar los esfuerzos de todo el trabajo que hay que hacer, es interesante saber qué objetivos quieres alcanzar en tu clínica, aunque inicialmente sean más un deseo que un objetivo bien planteado.

Por ejemplo, decir que tu objetivo es ganar más dinero, no es un objetivo bien planteado porque no es específico. Es simplemente un deseo.

Pregúntate mejor cuánto más quieres aumentar tus ingresos, partiendo de una situación real que previamente hayas analizado.

Pero saber qué idea o deseo inicial tienes en mente ayudará a enfocar el trabajo.

Una vez recopilados y analizados los datos, será el momento de plantear de forma correcta uno o varios objetivos SMART:

•       Específico (Specific), sobre una tarea o aspecto determinado.
•       Medible (Measurable), para saber si se ha logrado.
•       Alcanzable (Achievable). El objetivo tiene que ser realista en base a las circunstancias de tu clínica
•       Relevante (Relevant). Tiene que ser importante para el conjunto del proyecto.
•       Temporal (Timely). Hay que fijar un periodo de tiempo para poder realizarlo.

2. Investigación. 

Es muy importante saber el estado en el que se encuentra tu clínica dental y esto solo se consigue investigando.

Un buen análisis de la situación no puede basarse en conjeturas ni suposiciones, por eso hay que buscar datos concretos. 

Seguro que tú tienes una idea de cuáles son los fallos y fortalezas de tu consulta. Sin embargo, esa información es subjetiva y hay que indagar más para que los datos que se recopilen sean lo más objetivos posible.

En mi caso, como coach dental, lo primero que hago es realizar un trabajo de campo para saber cómo funciona y se organiza tu consulta y cómo se desenvuelve el equipo de trabajo. 

Observo, pregunto e indago, todo desde una posición discreta para que nadie se sienta incómodo y, mucho menos, llevado a examen.  

Siempre que comienzo a trabajar en una clínica digo lo mismo a todos los miembros del equipo: trabajad con naturalidad porque no he venido a suspender ni a aprobar a nadie, he venido a ayudar.

Sé que puedes decirme que no necesitas que yo os vea trabajar, que tú estás a diario en tu clínica, sabes cómo funcionáis y me lo puedes contar. Pero necesitas que yo aporte una visión distinta a la tuya porque contar con una nueva perspectiva ayuda a tomar distancia de detalles cotidianos que pasan desapercibidos.

Por otro lado, recabar todos los datos económicos sobre ingresos y gastos para saber la productividad de la consulta es muy importante. 

Al fin y al cabo, buscas tener una clínica rentable y estos datos nos ayudan a saber si tu clínica lo es o podría mejorar. Si la consulta cuenta con un programa de gestión, la recopilación de los datos será mucho más precisa y ayudará en el análisis posterior.

También es necesario saber la opinión que tienen de tu clínica tus pacientes, y la mejor herramienta es una encuesta de satisfacción.

Ellos son tu fuente de valoración más veraz, y conocer su opinión te ayudará a identificar qué aspectos positivos reforzar y qué aspectos negativos mejorar.

Elaborar una tabla con sus opiniones, procedencia, inquietudes de salud dental, etc.; aunque es un trabajo laborioso, te permitirá conocer mejor a tu paciente ideal.

 Y, por supuesto, no hay que olvidar analizar a tu competencia. Pensar que la competencia no te afecta, es un error. No hay que perderla de vista, por eso debe formar parte del análisis.

En definitiva, la investigación es el proceso de recogida de datos, cuantos más mejor, para poder realizar de forma más minuciosa la siguiente fase del método de trabajo: el análisis.

3. 
   

   Análisis.

Una vez recogidos los datos, hay que analizarlos para identificar los problemas concretos de tu clínica dental.

De los datos se pueden sacar muchas e interesantes conclusiones como, por ejemplo:

•       Saber qué tratamientos tienen mayor índice de no aceptación de presupuestos. 

Seguro que en tu clínica realizas tratamientos de distintas especialidades. Analizar cuáles son los que más cuesta que acepten tus pacientes permitirá buscar la solución concreta a ese problema.

•       Saber en qué momento un paciente decide o no tratarse. 

A veces no es cuestión de presupuesto. En ocasiones un paciente decide no volver sin ni siquiera saber lo que le va a costar el tratamiento que le vas a proponer. Si eso ocurre, hay que analizar en qué momento de la captación del paciente ocurre y por qué.

•       Saber qué hay que mejorar, qué hay que reforzar y qué no se debe tocar. 

Tu clínica dental se debe ir adaptando a las nuevas necesidades de los pacientes y siempre hay margen de mejora. El análisis permite mejorar y reforzar todo lo que puede frenar el desarrollo de tu consulta.

•       Saber cuáles son las aptitudes del personal para desarrollar al máximo su potencial.

Seguro que tienes un personal muy capacitado trabajando para ti, pero pueden estar realizando tareas para las que nadie los ha preparado o no se han tenido en cuenta aspectos personales como inseguridad o exceso de confianza.

Canalizar las aptitudes de tu equipo hacia las tareas concretas que ejecutan es una forma de mejorar su motivación en el trabajo y aumentar su productividad. No se trata de decir lo que no hay que hacer, se trata de enseñar cómo se debe hacer.

En resumen, con el análisis se consigue conocer de forma objetiva cada aspecto concreto de la consulta. Hay que analizar los datos para identificar los problemas, aportar soluciones e implementar las estrategias que te ayuden a lograr tus objetivos.

4. 
   

   Soluciones. 

Identificados los problemas concretos, hay que aportar soluciones.

Tu clínica dental es un universo particular que requiere de soluciones y estrategias adaptadas a esa singularidad. Las recetas genéricas pueden ayudar pero concretar y atajar tus necesidades específicas es mucho más práctico.

Por eso, es crucial identificar problemas concretos, para poder aportar soluciones efectivas.

Sobre esto, acepta un consejo. No busques soluciones en lo que les funcione a tus colegas porque, aunque nunca está de más saber lo que hacen otros, no tiene por qué ser lo que tú precisas. 

Las necesidades de tu clínica se adaptan a su situación concreta y a tu forma de trabajar. Por eso, debes saber lo que es efectivo para ti y cómo llevarlo a cabo.

Hay muchos aspectos específicos de ti y tu consulta que se deben valorar para poder buscar las mejores soluciones como, por ejemplo:

•       Cuál es tu forma de entender la Odontología y el servicio que quieres dar a tus pacientes.
•       La ubicación de tu consulta.
•       El personal que compone tu equipo de trabajo.
•       Tu comunicación con los pacientes.
•       Etc. 

Nada es mejor ni peor, simplemente tu clínica es distinta porque no hay dos clínicas iguales, y por eso tus problemas no son los mismos y tampoco las soluciones para atajarlos.

Por supuesto, te recomiendo que no te compares, porque perderás. Perderás si te frustras por no conseguir los mismos resultados, o perderás si crees que, por haberlos conseguido, ya no hay nada más que hacer.

Una vez realizada la recopilación de los datos, analizados e identificados los problemas y concretado las soluciones hay que poner en marcha las estrategias necesarias que te ayuden a cumplir tus objetivos SMART, que en este momento ya sí se pueden definir.

Estas estrategias dependerán de cada problema y objetivo a alcanzar y pueden ser diversas como:

•       aumentar la productividad del personal, 
•       aprender a entregar presupuestos de forma más efectiva,
•       estrategias de marketing, 
•       establecer protocolos concretos, por ejemplo, para hacer un seguimiento efectivo de los pacientes,
•       reducir tiempos de espera con cambios concretos en la gestión de la agenda,
•       mejorar la comunicación con los pacientes para fidelizarlos, 
•       etc. 

Aplicar las soluciones supondrá el empleo de distintos procesos de formación, de aprendizaje y de mejoras en la gestión de tu clínica con las que conseguirás:

• optimizar tu tiempo de trabajo,
• mejorar la productividad,
• aumentar la rentabilidad,
• dar a tus pacientes el servicio que se merecen y que les haga recomendarte como clínica de confianza.

Te sugiero que el esfuerzo no te frene en tu decisión de tomar medidas.

Ese esfuerzo no es una pérdida de tiempo, al contrario, es el impulso que necesitas para optimizar tu clínica dental con cada paso que des.

Conclusión. 

•       Para afrontar un proceso de mejora efectivo hay que buscar soluciones específicas a problemas concretos con el coaching dental.
•       Hay que investigar y analizar todos los datos que se puedan recopilar para poder aportar soluciones y definir objetivos específicos.
•       No hay un camino fácil. Para poder realizar este proceso con éxito se necesita trabajo y método, pero los resultados y sus beneficios merecen la pena.

Saber cómo gestionar una clínica dental  no es sencillo y tú lo sabes muy bien porque asumes el reto a diario. Yo también lo sé, tanto por mis años de experiencia trabajando en clínica como por mi trabajo como coach dental. Por eso, estoy segura de que explicándote mi metodología de trabajo te habré dado ideas que podrás aplicar a partir de hoy mismo y que te ayudarán a optimizar todos tus recursos. 

Finalmente, espero haber resuelto tus dudas sobre en qué consiste el coaching dental.

Se trata de realizar todo este proceso que te acabo de describir, guiando y acompañando a profesionales como tú y a sus equipos durante el proceso de crecimiento y desarrollo de sus clínicas odontológicas.

Ahora la pregunta es, ¿sobre qué necesidades para la gestión de tu clínica dental te gustaría que escribiera en mi próximo artículo?